Pengurusan Mesyuarat Yang Berjaya Part 2

PERMULAAN PENYEDIAAN

Kebanyakkan perancang event dan mesyuarat pasti akan berkahwin dengan senarai yang perlu dibuat mereka untuk alasan yang sangat baik. Rangka kerja dan timeline yang baik akan menentukan kunci tugas dan tarikh serta menjadikan keutamaan mereka teratur. Tanpa perancangan yang baik segala yang dirancang pasti menemui kegagalan.

Apa yang dikatakan dengan timeline atau garis masa itu? Untuk apakah mesti diadakan, penting sangatkah? Sesetengah orang menganggap garis masa itu adalah senarai penting tarikh atau peristiwa penting dalam kehidupan mereka. Namun, bagi perancang mesyuarat senarai timeline itu adalah tarikh untuk sekatan bilik supaya tidak ditempah oleh pelanggan lain, tarikh deposit, tarikh penerbitan, tarikh surat menyurat dan sebagainya yang berkaitan dengan mesyuarat. Perancang yang mengunakan garis masa jenis ini hanyalah mengingatkan supaya mereka tidak terlepas tarikh kritikal atau penentuan.

Perancang yang lain pula lebih kepada catitan garis masa yang sempurna untuk setiap tugas termasuk individu yang bertanggungjawab untuk tugasan tersebut, tarikh sepatutnya tugas itu diselesaikan, dan tarikh sebenar tugas2 itu harus diselesaikan. Garis masa lebih sempurna daripada sebelumnya tetapi masih beridentitikan peristiwa penting dan boleh digunakan untuk event yang besar dan untuk penglibatan ramai staf.

Selebihnya, mereka menggunakan kedua2 kombinasi kaedah di atas. Bagi mereka merangka garis masa yang luar dari tugas kerja tetap akan mendatangkan hasil yang bagus. Maka, jangan pandang remeh dengan value senarai timeline ini kerana ia akan menjaga setiap tugasan itu atas landasan yang tepat, supaya deadlines tidak ketinggalan. Pastikan timeline itu tepat dan fleksibel. Perancang harus menggabung kunci utama dalam pembentukan timeline iaitu kunci tugas dan kunci tarikh. Antara yang boleh dijadikan contoh untuk membuat senarai timeline ialah membangunkan matlamat dan objektif mesyuarat itu, menentukan pembuat keputusan dan rangkaian arahan, lantik pihak yang bertanggungjawab, menentukan tarikh kalendar untuk mesyuarat akan datang, menentukan tema dan tajuk keseluruhan, menentukan keseluruhan format (untuk penceramah, bengkel, resepsi dan sebagainya), menderaf program topic dan agenda, prepare the budget, menentukan polisi dan prosedur dan sebagainya.

Untuk rangka kerja yang lebih mudah, perancang harus mengkategorikan setiap skop tugas itu dan mewakilkan tanggunjawab kepada staf untuk spesifik kategori. Antara lain timeline yang dicadangkan ialah mengenal pasti sesuatu peristiwa itu dahulu dan barulah ditambahkan tugas spesifik tentang peristiwa itu. Seperti yang dinyatakan sebelum ini, tugas tidak akan berakhir setelah selesai mesyuarat atau event itu, dalam segala aspek banyak perkara yang perlu dilakukan lagi, terutama yang menyumbang kepada program tersebut. Now, you have great timeline. A timeline is a work in progress, and you will change it as your situation changes.

Menyediakan Peruntukan Bajet

Menganjurkan mesyuarat memakan belanja yang cukup besar samada kecil atau besar apatah lagi membabitkan event, yang mungkin disertai bukan sahaja ekhibitor dalam negeri malah antarabangsa. Maka, senarai awal untuk segala perbelanjaan mesti dirancang dengan sebaik mungkin. Senarai seperti bayaran aktiviti (golf dan sebagainya), perbelanjaan pentadbiran, penyenarai kegunaan pengkomputeran dalaman, perbelanjaan syarikat untuk destinasi, kegunaan barangan dan sebagainya perlu diambil kira. Perancang perlu memilih vendor yang berpotensi yang mengikut bajet yang ditetapkan syarikat. Selesai menyenaraikan perbelanjaan yang dijangka, harus mengambil kira manfaat yang akan didapati daripada vendor2 yang bersaing untuk pembekalan khidmat atau barangan. Harus melihat kepada kualiti servis atau produk mereka, kebolehan syarikat mereka bagi memenuhi kriteria yang ditetapkan dan kesanggupan mereka menangani kesulitan jika terjadi masalah pada barangan atau servis mereka. Jangan bimbang untuk berunding dengan vendor kerana mungkin penganjur perlukan khidmat mereka pada masa2 seterusnya.

Dalam menyediakan bajet harus diingat beberapa perkara berkaitan dengan majlis anda:-

·        Fikirkan tentang kualiti program yang anda anjurkan. Kunci kejayaan bagi pengendalian mesyuarat ialah kualiti yang disediakan. Termasuk dalam kategori ini ialah penceramah atau penyampai yang berkualiti ketika majlis berlangsung.

·        Pastikan anda inginkan acara mesyuarat anjuran syarikat diadakan setiap tahun, maka, perkara yang paling peserta tidak lupa ialah makanan yang disediakan, jadi jangan skip tentang makanan.

·        Acara yang menarik mesti disediakan bagi menambah minat peserta yang hadir seperti acara makan malam atau demonstrasi barangan atau servis

·        Peserta memang suka menjalinkan hubungan jalinan kerja atau perniagaan apabila hadir ke majlis2 mesyuarat professional ataupun event, maka berikan mereka ruang  untuk beramah-mesra dan kegiatan talk to talk learning.

·        Sebagai penganjur baru persidangan, anda sememangnya perlukan kehadiran ramai khalayak bagi menyertai program. Reka sesuatu yang menarik bagi menarik perhatian orang ramai untuk hadir dalam program anda.

Untuk memastikan bajet diteliti dengan jelas, perkara penting ialah senaraikannya atas kertas, boleh menggunakan spreadsheet kerana ianya lebih mudah dan tak perlu menulis dengan tangan. Hanya pastikan anda mahir dan belajar bagaimana mengendalikannya. Ianya memudahkan kerja kerana segala numbor akan dikira secara automatik apabila dimasukkan data2.

Kos tetap dan kos berubah berbeza dan perancang harus tahu perbezaan ini kerana ianya berguna. Kos tetap ialah akan menanggung perbelanjaan berkaitan dengan kehadiran peserta. Kos berubah pula ialah yang akan berubah menurut bilangan kehadiran peserta. Titik pulang modal yang dikira pula ialah untuk menentukan samada mesyuarat itu mendatang pendapatan mahupun kerugian. Ini bermaksud jika mesyuarat yang dianjurkan bertujuan mengutip keuntungan, dan hasil itu adalah dari bayaran pendaftaran, maka anda perancang perlu tahu jumlah kehadiran peserta untuk pengiraan titik-pulang modal.

Kos Tetap (FC) ditentukan dengan kos sewaan bilik mesyuarat, perbelanjaan untuk penceramah, kos pemasaran, kos audio visual, dan banyak lagi. Andaikan kos tersebut semuanya adalah RM75 ribu. Tentukan pula Kos Berubah (VC) atas individu dan harus diingat jumlah kehadiran peserta sukar untuk ditentukan. Penganjur harus pastikan kos termasuk makanan dan minuman, material pendaftaran, pemberian hadiah dan sebagainya, dan andaikan kos tersebut ialah RM200 seorang. Maka, untuk pengiraan Titik-Pulang Modal, mesti mengandaikan bayaran pendaftaran (FR), lebih kurang RM500 seorang. Maka, formula tersebut ialah:

FC + (FR – VC) = Kehadiran Peserta

75,000 + (500 – 200) = 250 peserta

Ini bermaksud anda perlukan seramai 250 orang untuk membayar fee pendaftaran sebanyak RM500, untuk meliputi kos mesyuarat.

Tetapi, andai amaun tersebut masih tidak mencukupi target, apa yang boleh penganjur lakukan ialah:

·        Tambahkan bilangan para peserta

·        Tambahkan bayaran pendaftaran

·        Lantik penaja

·        Mengurangkan perbelanjaan semuanya Kos Tetap dan Kos Berubah, but may be difficult, right?

Mungkin penganjur patut memikirkan tentang bagaimana cara untuk menjimatkan kos. Mungkin anda boleh mencuba idea seperti di bawah ini:-

a.      Dapatkan khidmat runding cara apabila memilih kawasan seperti parking percuma, pengangkutan airport, panggilan percuma, tempat penyimpanan barang percuma dan sebagainya.

b.      Tempah makanan dan minuman dalam bentuk kuantiti, bukan secara individual

c.      Jika memerlukan, cuba tempah dengan cara on-consumption iaitu, hanya makanan dan minuman yang dibuka dan digunakan sahaja seperti makanan Granola, Bars dan makanan berbungkus serta minuman botol. Makanan dan minuman yang tidak digunakan tidak akan di caj oleh pihak fasiliti.

d.      Bawa sendiri data projector dan laser pointers jika diperlukan, dan ini adalah penjimatan yang sangat besar.

e.      Cuba berunding dengan pihak fasiliti untuk servis permintaan khas seperti lawatan luar dan pembelian barangan samada mereka akan kenakan caj, jika tidak memenuhi bajet, maka cuba tanganinya sendiri.

Pemilihan Tempat

Memilih tempat untuk dianjurkan mesyuarat, event dan sebagainya, kedengarannya seperti satu kerja yang senang. Tetapi jika tiada perancangan dan persediaan, ianya akan mengubah menjadi mimpi ngeri bagi setiap perancang dan penganjur. Sebelum pemilihan dilakukan, seperti biasa, lihat pada tujuan dan objektif program tersebut. Tempah tempat untuk mesyuarat yang berasaskan perniagaan di fasiliti yang menyediakan perkhidmatan khusus untuk traveller perniagaan dan mesyuarat yang sentiasa bergerak pantas, atau untuk yang selalu membawa famili apabila berurusan di luar kawasan. Bergantung kepada bajet, parti dan keraian juga boleh diadakan jika menepati tema bagi event tersebut. Berhati2 apabila memilih tempat untuk mengadakan mesyuarat kerana ianya boleh meninggalkan efek bagi penganjuran yang akan datang dan juga bagi menjamin kejayaan mesyuarat anda.

Penganjur perlu mendapatkan permohonan untuk cadangan (RFP) bagi menentukan keperluan anda dalam mesyuarat tersebut berdasarkan matlamat dan objektif syarikat. Perlu ada document bertulis bagi mengesahkan permohonan tersebut. Panggilan telepon mungkin berisiko jika tidak ditentu-sahkan melalui dokumen kerana tiada rekod atas perbincangan. Permohonan bertulis menjimatkan lebih banyak masa kerana pihak yang menyediakan fasiliti akan melantik pengurus jualan bagi memeriksa ruang dalam fasiliti mereka sebelum perbualan selanjutnya berlaku. Mereka akan dapat menolong memudahkan tugas anda jika anda faham keperluan anda.

Senaraikan perkara yang perlu anda tahu sebelum keputusan dibuat. Antara yang perlu anda pastikan daripada pihak fasiliti :-

a.      Berkenaan dengan cukai bilik, samada bilik tetamu, bilik peserta, makanan dan minuman, fee perkhidmatan, atau resort atau lain2 fee seperti penghantaran barang dan pengemasan bilik.

b.      Kos untuk pengangkutan dari lapangan terbang, masa diambil untuk servis tersebut dan sebagainya.

c.      Pertanyaan tentang menu untuk set bankuet dan senarai harga audio visual.

d.      Waktu bagi servis bilik etc

Penganjur boleh mengadakan lawatan ke tempat mesyuarat lebih awal bagi tujuan pemeriksaan atau mengenal pasti samada sesuai atau tidak bagi program mesyuarat tersebut. Walaupun kebanyakan pihak fasiliti telah menyediakan penerangan dan tour secara online tetapi anda tidak akan melalui pengalaman melainkan melihat sendiri kemudahan tersebut secara nyata. Anda juga boleh melihat bagaimana pihak fasiliti menyediakan keperluan untuk pekerja mereka dengan makan di kafetaria yang mereka sediakan untuk pekerja untuk melihat secara personal layanan mereka kepada pekerja. Pihak penganjur juga mesti memberitahu kepada pihak hartanah yang menyediakan perkhidmatan tujuan mesyuarat untuk menghantar kertas cadangan mereka kepada penganjur supaya penganjur boleh membuat pilihan yang mana sesuai dengan konsep mereka. Penganjur juga mesti memberitahu mereka andai tidak terpilih dengan ucapan terima kasih atas cadangan mereka dan sertakan alasan yang kuat. Etika yang diamalkan ini akan  memberi pandangan yang bagus untuk mereka jika berurusan dengan penganjur pada masa akan datang. Seterusnya, maklumkan kepada pihak yang bertanggungjawab atas kawasan yang telah dipilih kerana mereka adalah individu yang patut tahu berkenaan ini di samping pekerja yang akan membantu penganjur melaksanakan tugas penganjuran mesyuarat.

Perundingan

Perundingan adalah cara yang selalu diamalkan oleh kebanyakkan orang apabila membabitkan urusan perniagaan, baik dengan pembekal, penjual dan sebagainya. Berunding mestilah dengan berhemah dan berada pada keadaan situasi sama rata pada kedua-dua pihak. Penting untuk memahami pergeseran apabila berunding dengan kontrak. Pergeseran yang dimaksudkan disini ialah apabila berlaku pengurangan bilangan daripada perjanjian awal berkaitan dengan fasiliti mesyuarat atau pada bilik yang telah disekat dengan jaminan untuk program penganjur. Penganjur harus membayar kepada pihak fasiliti atas kerosakan pada kehilangan profit pihak fasiliti. Pengiraan pergeseran kebiasaannya dilakukan oleh pihak fasiliti dan penganjur atau perancang harus bertanggungjawab memahami dan berunding berkenaan pengiraan tersebut. Pastikan pengiraan menggunakan istilah hilang profit daripada menggunakan hilang hasil dan menetapkan kerosakkan akan dikurangkan dengan penjualan kembali oleh pihak hotel. Pastikan juga peratus profit secara jelasnya tercatat dalam kontrak.

Perlu difahami bahawa mengadakan mesyuarat dalam fasiliti seperti hotel bukanlah percuma. Maksudnya, setiap aktiviti yang berlaku melibatkan pekerja dari pihak fasiliti mesti dibayar untuk pekerja yang bertugas menyusun kerusi dan meja dan menyediakan makanan. Mereka juga bertugas untuk membersihkan ruang awam, menjawab panggilan telepon, mengendalikan hadiran secara langsung, parking dan menghidangkan makanan. Mesti juga sentiasa fikir bahawa pihak hotel juga ingin profit dan manfaat dari mesyuarat yang dianjurkan iaitu penempahan bilik hotel. Jika penganjur menempah bilik hotel pada jumlah yang mencukupi target mereka, kebiaasaannya walau tidak menentu, akan mengurangkan sedikit sewa untuk bilik mesyuarat. Teliti akan caj yang tidak dijangka seperti ganjaran, penghantaran dan kendalian bagasi, caj penghantaran melalui penerbangan dan caj perkhidmatan, tercatat dalam kontrak. Penganjur sepatutnya tidak membayar caj tersebut jika terdapat dalam kontrak bahawa fee adalah sepertimana yang dikemukakan dalam kontrak.

Namun, ada beberapa perkara yang penganjur tidak boleh melalui proses perundingan seperti caj cukai, bayaran lesen, insuran, fee perkhidmatan dan ganjaran. Kos untuk ini perlu dimasukkan dalam bajet dan pelaksanaan mesyuarat. Caj yang diluar jangkaan pasti akan memeranjatkan pihak majikan, jawatankuasa dan individu2 yang luar dari industri terbabit seperti lesen music, insuran dan sebagainya, tetapi sangat penting bagi menjamin keselamatan dan kelancaran program itu sendiri. Musik yang dimainkan ketika event berlangsung mesti mendapat lesen dari pemilik hak cipta. Di Amerika, musik dilindungi di bawah Undang2 Hak Cipta sepertimana harta intelektual iaitu buku2, filem, foto dan artikel.

Caj perkhidmatan adalah mandatori caj ditambah sebagai perkhidmatan. Manakala caj ganjaran adalah caj sukarela yang diberikan atas servis yang diberikan baik dan tidak dikenakan cukai. Penganjur boleh berunding untuk memasukkan bil bagi caj perkhidmatan bagi servis pekerja secara berasingan dan tidak dikenakan cukai, tetapi mungkin agak sukar jadi lebih baik kerja ini dilakukan oleh seseorang untuk mendapatkan bahasa kontrak yang sesuai untuk tujuan ini. Untuk mesyuarat dan event yang besar memang berbaloi dilakukan. Berbeza pula dengan organisasi yang dikecualikan cukai, harus diberitahu kepada vendor lebih awal dan sertakan salinan sijil pengecualian cukai. Perlu berhati2 kerana setiap Bandar dan Negara mempunyai pihak berkuasa yang berasingan. Penganjur bertanggungjawab untuk mendapatkan dan memberi sijil pengecualian cukai kepada hotel atau vendor. Tanpa sijil tersebut mereka tiada kuasa untuk tidak mengutip cukai daripada pihak penganjur. Kerja yang perlu dilakukan oleh perancang dan dipertanggungjawabkan.

Insuran, penganjur harus memilikinya, begitu juga vendor dan perlu memahami kandungan insuran tersebut. Temui wakil insuran yang fahami akan mesyuarat perniagaan  dan pastikan anda dilindungi jika terdapat sebarang insiden. Polisi insuran itu termasuklah:-

a.      Liabiliti umum komersial (CGL). Ia meliputi kecederaan individu dan kerosakkan harta.

b.      Gangguan dan pembubaran persidangan. Melindungi organisasi dari kehilangan kewangan untuk mesyuarat. Ini termasuk kebakaran, gempa bumi, kemusnahan fasiliti mesyuarat dan lain2 sebab. Ulaskan polisi untuk kaveat dan pengecualian sebelum membelinya.

c.      Pengarah dan pegawai (D&O). Ianya meliputi sukarelawan, pekerja, pegawai, pemegang amanah dan ahli jawatankuasa yang mendokong perniagaan bagi pihak pertubuhan jika terjadi tindakan undang2.

Hotel Kontrak

Perjanjian antara pihak penganjur dengan hotel memerlukan kerjasama dan adalah kontrak penting bagi mewujudkan keseimbangan tugas dan pemahaman bahagian masing2. Cara terbaik bagi setiap pihak yang terlibat dalam kontrak bagi mengelakkan kontroversi dan tindakan undang2 ialah kejayaan kontrak yang menentukan dengan jelas niat bagi setiap pihak. Ianya bukan semudah mengenggam tangan setelah selesai menandatangani kontrak. Anda bersetuju dengan terma dan tarikh serta kadar yang ditetapkan dalam perjanjian, tetapi kejayaan paling besar ialah penglibatan pihak penaja dan hotel. Kebanyakkan mereka, selain dari pihak peguam, lebih percaya bahawa kontrak yang pendek lebih baik dari kontrak yang panjang lebar, walaupun ini tidak semestinya penentuan kes.

Item dan perkara yang perlu dimasukkan dalam kontrak adalah seperti berikut:-

a.      Identiti pihak yang terlibat. Gunakan nama yang tercatat dalam pengenalan rasmi.

b.      Niat kontrak itu

c.      Tujuan mesyuarat diadakan.

d.      Nama dan tarikh mesyuarat/event/persidangan

e.      Kenalan atau individu yang diberi kuasa.

f.       Sekatan Bilik tetamu. Nyatakan cara ketibaan peserta, jenis bilik dan bilangan setiap satu bagi satu malam

g.      Tarikh semakan dan pergeseran yang dibenarkan untuk sekatan bilik.

h.      Tarikh keluar dan masuk

i.       Kadar bilik:-

·        Nyatakan kadar jenis bilik samada single, double, standard atau deluxe.

·        Nyatakan formula yang digunakan dalam menetapkan kadar untuk mesyuarat/event satu atau dua tahun, peratusan kadar semasa, peratusan jaminan kadar pasti masa depan

·        Nyatakan jika hotel menawarkan kadar promosi sepanjang mesyuarat/event dan sebahagian dari peserta menerima tawaran itu, maka bilik tersebut dapat dikirakan dalam bilik yang telah anda ambil. Anda juga boleh memohon pihak hotel tidak menawarkan kadar promosi kepada orang awam sepanjang tarikh mesyuarat atau sekurangnya kepada syarikat lain.

·        Masukkan peruntukan audit yang menyatakan bahawa hotel akan membenarkan penaja akses kepada senarai tetamu supaya penaja boleh menentukan ketepatan  hotel yang diambil dan laporan penginapan. Senarai pendaftaran penganjur mesti dibandingkan dengan senarai tempahan hotel.

·        Nyatakan semua jenis bilik, tarikh ketibaan setiap satu dan kadarnya.

·        Nyatakan cukai jualan semasa dan katil hotel.

j.       Rekod ejen mesyuarat/perancang event.

k.      Kadar percuma kakitangan dan bilik.

l.       Tempahan.

m.    Deposit.

n.      Aturan bil. Nyatakan apakah bayaran secara individu dan keadaan akaun utama. Pastikan siapakah yang diberikuasa menandatangani MA.

o.     Laporan mesyuarat/event.

p.      Suite penginapan

q.      Parking

Makanan dan minuman

a.      Fungsi makanan dan minuman. Berikan kepada pihak hotel angka awal untuk kehadiran yang dijangkakan.

b.      Cukai/ganjaran.

c.      Caj dan latihan waiter dan bartender.

d.      Pergeseran. Jika pihak hotel memasukkan klausa pergeseran untuk fungsi makanan dan minuman (F&B), sertakan satu salinan asal anggaran hasil F&B yang penaja akan tanggung.

Setiap pihak mesti memahami akan ganti rugi kontrak, yang terbahagi kepada dua situasi. Ganti rugi sebenar adalah amaun yang telah ditetapkan, dalam perjanjian yang akan diterima oleh orang yang menderita akibat perbuatan ingkar daripada pihak satu lagi. Bagaimanapun, undang2 tidak membenarkan menuntut gantirugi atas kecuaian yang secara munasabahnya boleh dielakkan dengan usaha yang setimpal.

Manakala Gantirugi Jumlah Tertentu  ialah amaun yang dipersetujui oleh kedua2 pihak pada masa kontrak itu, dan sebelum sebarang perlangaran kontrak berlaku, sebagai pampasan berpatutan jika kontrak dilanggar. Klausa gantirugi ini hanya dikuatkuasakan jika terdapat kriteria yang benar2 bermunasabah. Gantirugi perlu dibuktikan spesifik dan menentukan jumlah tertentu yang alami perlanggaran. Antara yang perlu dikenakan penalti atau gantirugi ialah secara amnya, gantirugi didefinisikan sebagai kehilangan profit, bukanlah 100% dari kehilangan hasil. Hilang profit pula didefinasikan sebagai hasil kasar plus perbelanjaan boleh ubah. Penalti tidak dibenarkan dalam undang2 kontrak. Penalti hanya akan wujud jika sebelah pihak cenderung untuk mendapatkan benefit lebih dengan menguatkuasakan klausa gantirugi jumlah tertentu daripada jika kontrak itu telah dijalankan atau dilaksanakan. Pihak yang mengalami kerosakan mempunyai tanggungjawab untuk mengurang kerosakkan  melainkan jika pihak2 bersetuju untuk ganti rugi jumlah tertentu yang munasabah. Harus difahami, tiada pihak yang bertanggungjawab pada pihak lain. Satu pihak gagal dalam mematuhi kontrak berhutang kepada pihak lain melainkan ditetapkan.

Bagi memastikan situasi berlaku di bawah kawalan, penganjur atau perancang harus mengikuti klausa yang boleh melindungi daripada berlakunya sesuatu diluar kawalan:-

a.      Menentukan bahawa hotel akan menyekat syarikat saingan menempah hotel pada tarikh yang sama ketika program anda berlangsung

b.      Pihak hotel juga mesti memastikan tiada kebisingan atau gangguan luar ketika berlangsungnya majlis mesyuarat seperti kerja pengubahsuaian dan pembangunan ruang baru dan sebagainya.

c.      Kemerosotan kualiti. Pihak fasiliti harus memastikan kualiti perkhidmatan dan produk mereka mesti berada dalam fisikal yang baik apabila kontrak telah ditandatangani.

Memandangkan semua pihak bersetuju untuk menanggung kerugian gantirugi maka berhati2 sebelum menandatangani klausa gantirugi dan memahami risiko dan tanggungjawab. Selain itu perhatikan terma2 dalam undang2 supaya lebih memahami isi kontrak itu, seperti:-

·        Insuran. Kedua pihak harus bersetuju mempunyai insuran bagi melindungi kepentingan masing2.

·        Jaminan, tugas dan tanggungjawab pihak2 terbabit. Pihak hotel harus menyediakan jaminan bagi keselamatan kebakaran dan kod kesihatan bagi seluruh negeri. Pihak penganjur juga mesti menjamin bahawa  segalanya adalah di bawah kawalan.

·        Kos perjanjian. Masing2 pihak berhak ke atas fee guaman dan kos ketika kes di bawa kepada tindakan.

·        Memastikan kontrak tidak melibatkan pihak ketiga tanpa persetujuan pihak yang sama2 terlibat dalam kontrak.

·        Pihak yang berkuasa menandatangani perjanjian.

Pemasaran

Pemasaran dan mesyuarat tidak dapat dipisahkan kerana kedua2nya bertindak serentak bagi memastikan kelancaran program. Pemasaran diikatakan sebagai perniagaan yang serius, diperlukan untuk menjadikan kehadiran peserta pada tahap terbaik. Pemasaran yang baik menggalakkan potensi  peserta bagi memahami tujuan mereka menghadiri mesyuarat itu.

Sesiapa yang terlibat harus memahami alasan mesyuarat itu diadakan. Kempen2 yang dijalankan mestilah dapat menarik perhatian dan menujukan minat untuk kehadiran orang ramai bagi menyertai program penganjur, serta menjadikan mereka mudah untuk menghadirinya.

Pekerja2 mesti dimotivasikan untuk sama2 menjalankan program anjuran syarikat dengan mewujudkan activiti bersama mereka dan melibatkan mereka untuk bersama2 menjayakan mesyuarat terbabit.

Kadang2 kehadiran orang menghadiri mesyuarat adalah kerana kepopularan seseorang penceramah yang dijemput terutama penceramah utama, maka info berkenaan penceramah adalah sangat penting kerana audien mesti mengetahui  topik yang akan dibincangkan dalam mesyuarat.

Tidak dinafikan penghasilan brosur2 berkenaan sesuatu mesyuarat atau event adalah mahal, tetapi ia adalah lambang imej bagi syarikat dan event itu sendiri. Disamping, masyarakat suka pada sesuatu yang boleh dipegang dan dilihat secara nyata. Brosur haruslah menarik dan mesti ada impak visual, serta brosur tersebut mestilah kelihatan professional. Melabur dengan menggunakan kertas yang berkualiti dan sedikit impak warna. Namun, sebelum menbuat brosur, tentukan bajet dan kos bagi tujuan tersebut. Jika anda membayar upah untuk pereka bentuk grafik, ianya tentu memakan kos tetapi mereka lebih berkemahiran untuk tugas2 tersebut, maka ianya berbaloi. Seorang pereka profesional pasti tahu teknik untuk menampakkan tujuan mesyuarat itu pada brosur itu seperti menjadikannya menarik perhatian audiens dan menaikkan imej syarikat anda.

Kemajuan teknologi makin memudahkan tugas bagi mempromosikan event dan mesyuarat yang dianjurkan. Lakukan promosi pemasaran secara dalam talian dalam laman web  syarikat atau blog untuk perbincangan pre-mesyuarat. Promosi tidak dilakukan hanya sekali tetapi mesti kerap dilakukan. Penghantaran email juga boleh dilakukan dengan cara mengingatkan peserta akan tarikh mesyuarat itu dengan bahasa yang bersesuaian kerana kadang2 audiens akan mudah jemu jika diingatkan kerap. Oleh itu, mestilah menggunakan peringatan yang sopan kepada peserta yang sudah mendaftar, kerana mereka juga boleh terlepas pandang atau terlupa.

Melakukan pengiklanan dalam penerbitan perdagangan mungkin agak mahal tetapi mesti memastikan mencapai target audien yang diinginkan supaya mereka hadir ke mesyuarat anjuran. Pernahkah anda terfikir untuk mengadakan kerjasama dengan organisasi lain dalam penganjuran event mesyuarat? Pastinya kedua2 pihak hanya mahukan benefit atas penganjuran mereka dan anda mempunyai alasan untuk mewujudkan program yang kukuh, mencapai audien yang ramai dan mempunyai dasar yang kukuh bagi perundingan dengan pihak fasiliti kerana anda membawa kumpulan audien yang besar. Ini juga memberi faedah kepada peserta kerana mereka boleh menghadiri dua event atau mesyuarat untuk hanya satu pengangkutan atau perjalanan.

Semakin awal penganjur menghebahkan program event semakin besar kemungkinan peluang untuk mendapatkan minat dan kehadiran audien yang besar.

Pameran dan Ekspo

                             

Kejayaan mengendalikan pameran bermakna anda telah mendapat pembeli dan penjual berada dalam satu bilik pameran. Untuk melakukan ini, penganjur harus melakukan pertunjukan dan demonstrasi produk serta servis kepada kesemua pihak para ekhibitor dan peserta yang hadir, yang meluang masa dan wang mereka, memasarkannya, menjual ruang pameran, mendapatkan kehadiran dan menghasilkannya.

Ekspo kebiasaanya adalah satu pameran yang cukup besar, yang dihadiri dan dibuka kepada orang awam, yang cuma membayar fee kemasukkan di pintu utama. Manakala, pameran perdagangan kebiasaannya adalah dibuka hanya untuk peserta yang berdaftar sahaja, yang mungkin berkait rapat dengan tema dan matlamat pameran tersebut di pamerkankan. Produk2 yang dipamerkan dalam pameran perdagangan boleh memakan kos yang bukan murah malah mencecah sampai ribuan dolar. Kos2 itu termasuk kos sewaan tapak dan material iaitu pemunggahan, perbelanjaan perjalanan, ppromosi brosur dan pemberian, masa yang diperuntukkan luar dari waktu pejabat yang melibatkan ramai pekerja dan fee pendaftaran penyertaan.

Jika ingin mengadakan pameran yang kecil, yang lebih mengurangkan kos, cara mempamerkan hanya barangan produk, iaitu hanya dengan memamerkan barangan pada tempat2 yang telah disediakan. Para penjual cuma perlu membawa brosur dan barangan pamer yang kecil.  Penganjur yang ingin menganjurkan laluan pameran perdagangan boleh mencuba menggunakan idea ini seperti tempatkan resepsi pembukaan dalam ruang pameran, jadual untuk servis makanan dan minuman, sediakan ruang untuk mendemontrasikan produk yang terkini kepada para pempamer memperkenalkan barangan mereka, wujudkan cabutan bertuah untuk hadiah utama pada tarikh akhir dan waktu persidangan.

Pusat konvensen memang khusus untuk dibina untuk penganjuran ekspo yang berskala besar dan juga pameran perdagangan, namun dalam satu2 kes penganjur boleh juga mengunakan ruang ballroom dalam hotel. Pusat persidangan secara tipikal tidak sesuai digunakan untuk pameran yang berskala besar. Oleh itu, sebelum menentukan tempat yang sesuai penganjur harus pertimbangkan perkara seperti keadaan bangunan itu, fee untuk sewaan, insuran, tempat kemasukkan barang, sekuriti, prosedur penghantaran dan ruang yang diperlukan.

Penjualan ruang pameran kepada para penpamer adalah secara jualan pakej, mengandungi kerusi meja, tempat plug dan mungkin sedikit design. Sebagai tambahannya pula, penganjur boleh menawarkan jualan untuk meletakkan ruang pengiklanan dalam program tersebut, boleh juga caj mereka untuk tempat premium bagi lokasi pameran dan sebagainya. Pihak yang menyediakan pakej ruang itu kebiasaannya adalah kontraktor servis ekspo atau juga decorator. Mereka bertindak menyediakan khusus pelbagai servis termasuk merekacipta ruang pameran, sewaan barangan, menyediakan rajah plan dan tanda-nama. Di sini kita boleh nampak unik hubungan antara penganjur, ekhibitor dan kontraktor servis ini. Pihak ekhibitor yang memerlukan servis yang tidak ditawarkan oleh penganjur boleh berurusan secara langsung dengan pihak kontraktor servis dan hanya perlu membayar fee tambahan bagi servis yang tidak ditawarkan dalam pakej ruang.  Oleh itu, perbezaan kos ketara bagi penganjuran pameran perdagangan yang melibatkan keseluruhan ketiga pihak ini dengan bajet mesyuarat atau event yang tiada peserta pameran.

Prospectus ekhibitor dan borang permohonan yang mengandungi segala penerangan, potensi ekhibitor perlu tahu sebelum keputusan dibuat untuk menyertainya, harus disediakan. Pihak penganjur juga perlu memastikan kehadiran ramai khalayak ke program pameran kerana situasi pameran yang tidak dikunjungi ramai orang adalah satu mimpi buruk bagi pihak penganjur sendiri, penaja dan ekhibitor. Wujudkan konsep yang disukai oleh orang ramai, tema yang menarik dan hiasan ruang yang kretif. Pihak penganjur juga harus menitik beratkan setiap undang2 dan peraturan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa di kawasan yang dianjurkan pameran itu. Komunikasi antara penganjur dan ekhibitor juga perlu wujud persefahaman berkenaan beberapa isu seperti prosedur untuk memunggah kemasukan dan keluar barangan, penerangan sekuriti, pengecualian liability, keperluan insuran, penyimpanan dan penghantaran, pembinaan dan halangan bagi ruang pamer, prosedur assignment ruang dan prosedur untuk penguatkuasaan dan peraturan.

Sambungan :
http://mindabeku.blogspot.my/2015/09/keputusan-dalam-mesyuarat.html?m=1