Pengurusan Mesyuarat Yang Berjaya

PENGENALAN DAN ASAS

Marketing is making business. But, meeting is big business.

Saya tidak ingat dari mana perkataan itu tapi pernah membacanya. Memang benar, industry pemasaran dan permesyuaratan, apatah lagi membabitkan event memang mendatangkan pulangan yang cukup lumayan bukan sahaja dari skop mesyuarat itu sendiri malah yang berkaitan rapat dengannya. Industry yang sering dituju apabila sesuatu conference atau mesyuarat besar lainnya seperti hotel, pusat konvensyen, penerbangan dan industry restoran serta perkhidmatan catering mendapat efek yang sama dengan ruang kerja mesyuarat itu sendiri.

Apabila seseorang yang ditugaskan mengendalikan mesyuarat, dia perlu peka dan tahu apa itu mesyuarat dan siapakah individu2 yang terlibat dalam mesyuarat serta kedudukan mereka. Mereka adalah terdiri dari golongan yang diiktiraf dalam syarikat iaitu Pengarah Mesyuarat, Penyelaras Mesyuarat, Perancang Mesyuarat, Pengurus Persidangan dan Pengurus Event Khas. Manakala Perancang Korporat terlibat jika mesyuarat event membabitkan jumlah yang besar dan bertaraf antarabangsa.

Mesyuarat yang dianjurkan mestilah mempunyai sebab dan tujuan. Konsep mesyuarat itu sendiri merangkumi perkara2 asas seperti untuk pemberitahuan, pembelajaran, pertukaran, idea2, perbincangan masalah2, membuat keputusan, strategi komunikasi dan peserta yang hadir ke mesyuarat juga inginkan sesuatu atau hasil dari mesyuarat yang mereka hadiri seperti belajar mengenai sesuatu pengetahuan dan ilmu2 baru, membina hubungan jalinan kerja dan menambah kenalan dan perhubungan professional.

Perlu diketahui, terdapat perbezaan di antara jenis2 mesyuarat:-

a.      Persidangan

Mengumpulkan orang2 yang berkongsi bidang displin yang sama untuk tujuan pembelajaran

b.     Konvensyen

      Atau juga dipanggil Kongres, iaitu Perhimpunan Delegasi, membina platform antara mereka dan juga negara2 yang menyertainya, pemilihan calon, seperti pertubuhan antarabangsa yang dianggotai oleh negara2 di dunia ini untuk memilih calon baru bagi memegang Ketua Pertubuhan dan sebagainya, mengambil tindakan undang2 keatas salah laku yang berlaku diseluruh dunia, contohnya tindakan keras kepada serangan ke atas Syria, Iraq dan penduduk2 yang tertindas oleh sebab peperangan atau politik seperti Palestin, dan perbincangan bagi isu2 semasa.

c.      Ekspo dan Pameran Perdagangan

Kebiasaannya ekspo adalah dibuka kepada orang awam manakala Pameran Perdagangan hanya dibuka atas jemputan sahaja. Namun fungsinya tetap sama iaitu memperluaskan perkhidmatan komunikasi kepada pengguna dan ahli2 tentang produk dan servis.

d.      Acara Istimewa

Jamuan penyampaian award, program komuniti pertujukan, festival, pameran, gala makan malam, pertunjukkan awam seperti perarakan Hari Merdeka dan sambutan tahun baru, pertunjukkan jalanan, acara sukan, acara untuk pengutipan derma atau tabung khas, penghargaan dan perkahwinan.

e.      Mesyuarat Korporat

Ia biasanya mesyuarat syarikat atau mesyuarat dalaman, samada membabitkan anggota professional sahaja atau keseluruhan pekerja yang berkhidmat dalam syarikat tersebut. Ianya bertujuan bagi menyelesaikan masalah dalam syarikat, idea2 baru dan membuat keputusan penting bagi kemajuan syariikat.

Dalam pengurusan mesyuarat selalu bertemu dengan dua istilah ini iaitu Mesyuarat Yang Berkeuntungan dan Mesyuarat Bukan Keuntungan (Profit and Non Profit Meeting). Mesyuarat yang Berkeuntungan ini bermaksud mesyuarat yang dianjurkan oleh sesebuah organisasi atau syarikat untuk ahli2 atau pekerja2 dalam naungannya. Kehadiran peserta dibayar oleh pihak syarikat dan kedatangan adalah wajib kecuali atas sebab2 kecememasan dan benar2 tidak dapat dielakkan atas sebab musibah. Ia kebiasaannya adalah untuk melatih dan memberi motivasi kepada unit jualan dan pemasaran bagi memperbaiki skil mereka dan menambah pengetahuan tentang produk2 yang akan dilancarkan serta merangka pelan strategic syarikat. Mesyuarat ini kerap diadakan setahun sekali dengan disertai oleh Ahli2 Lembaga Pengarah. Jenis2 acara untuk mesyuarat jenis ini pula ialah pameran perdagangan, acara kebajikan, piknik atau Hari Keluarga dan mungkin juga hari2 istimewa untuk para pekerja dalam organisasi.

Mesyuarat Bukan Keuntungan pula bermaksud organisasi atau syarikat menganjurkan mesyuarat atau forum dan sebagainya untuk orang awam, pihak2 yang terlibat dengan tema mesyuarat atau forum dan juga untuk para pekerja syarikat itu sendiri, tetapi syarikat tidak bertanggungjawab atas perbelanjaan peserta melainkan peserta itu sendiri bertanggungjawab atas kepentingan kehadiran mereka. Peserta juga dikehendaki membayar fee pendaftaran dan kehadiran tidak diwajidkan. Selalunya diadakan sebagai acara tahunan, melibatkan tema seperti persidangan pendidikan, konvensen dan sebagainya. Mesyuarat seperti ini mempunyai kesan ke atas organisasi, berkemungkinan kehadiran peserta adalah rendah dan juga kehilangan bajet kewangan syarikat.

Oleh itu penting bagi penganjur mesyuarat memerhati faktor2 seperti berikut:-

a.      Masa yang sesuai

Penganjur mesti memastikan dan peka pada kekosongan tarikh sepanjang tahun. Pastikan mesyuarat yang akan dianjurkan tidak akan bertembung dengan cuti umum, tarikh pilihanraya, acara sukan yang bertaraf antarabangsa mahupun nasional kerana kemungkinan akan memberi kesan kepada kehadiran peserta. Penganjur juga harus memeriksa kepada tarikh keramaian pada industri lain, kerana mungkin peserta akan terpaksa membuat pilihan ke atas kehendak mereka yang utama.

b.     Tempat yang sesuai

Penting bagi memastikan kehendak peserta bagi menghadiri mesyuarat anjuran syarikat dengan menetukan keselesaan kepada mereka dengan menyediakan tempat yang boleh menarik minat mereka. Namun, perlu juga mengikut tema bagi mesyuarat itu sendiri, contohnya resort-sesuai untuk suasana persekitaran yang tenang dan rehat, downtown fasiliti seperti hotel dan pusat persidangan, adalah untuk yang membabitkan urusan perniagaan yang serius, airport fasiliti pula adalah untuk peserta2 yang sentiasa dalam keadaan sibuk dan bergerak pantas kerana penglibatan mereka dalam pekerjaan tertentu dan pusat persidangan yang merangkumi semua iaitu yang besar sesuai untuk bengkel latihan, perhimpunan golongan prosesional dan suasana yang tidak bising dan senyap.

c.      Orang yang sesuai

P  Para peserta, penganjur mestilah sentiasa mementingkan mereka dalam senarai target mereka. Penganjur juga sentiasa memeriksa latar belakang peserta kerana ini penting bagi memastikan kepuasaan mereka dengan mengikuti sesuatu yang sesuai dengan mereka.

d.     Penyampai yang sempurna

Mereka ini ialah Penceramah Utama atau Keynote speaker, iaitu seseorang yang berpengetahuan tinggi dalam subjek yang ingin disampaikan oleh penganjur, disamping mereka ini adalah personaliti yang disegani. Kebiasaannya keynote speaker ini dijemput pada mesyuarat yang berbentuk forum, seminar dan acara yang membabitkan perhimpunan yang besar dan bertaraf professional. Penganjur mesti memastikan bahawa penceramah ini tahu akan tujuan mesyuarat itu diadakan, mesti tahu topik yang akan dibincangkan dan level kefahaman dan pengetahuan peserta.

Sesi Rehat – kebiasaanya penganjur mempunyai pilihan samada dipenuhi dengan hidangan makanan dan minuman atau ceramah2 sampingan, yang mungkin boleh diisi dengan pekerja dalam syarikat yang berpengalaman dan berpengetahuan dalam topik yang menjadi tema mesyuarat.

e.      Agenda

Dalam melaksanakan mesyuarat perkara yang paling diserapkan ialah objektif kepada mesyuarat itu sendiri supaya mencapai tujuan dan kejayaan dalam penganjuran mesyuarat. Kejayaan ini akan menimbulkan tanggapan yang baik dan berpanjangan kepada peserta yang menghadirinya. Apabila di kemudian hari dianjurkan kembali, maka peserta tidak akan teragak2 untuk menyertainya.

Tujuan dan Objektif

Mesyuarat dianjurkan mestinya ada alasan kenapa dia dilakukan? Adakah semata memanggil peserta untuk bergembira dengan acara aktiviti dalam waku dan selepas mesyuarat? Adakah berbaloi begitu? Banyak wang telah dilaburkan tetapi hasil kosong. Maka, ia mesti mempunyai tujuan dan objektif kenapa diadakan mesyuarat itu. Matlamat, adalah asas kepada mesyuarat dan proses perancangan bagi mencapai sesuatu. Objektif, matlamat tersebut mesti memastikan sasaran dicapai atau pencapaian matlamat. Pihak yang berkepentingan juga adalah tunggak utama dalam penganjuran dan kesempurnaan mesyuarat tersebut. Pihak yang berkepentingan itu menentukan setiap yang dibelanjakan adalah berbaloi, maka itu adalah kejayaan sesuatu mesyuarat itu.

Bagi mencapai matlamat, penganjur mesti memikirkan sesuatu yang besar dan berada dalam luar kotak fikiran. Penganjur mesti memikirkan sesuatu yang strategic secara semulajadi, agar tidak lari dari konsep tema mesyuarat itu sendiri.

Contoh-contohnya:-

·        Memperkenalkan teknologi terkini kepada industry perbankinan

·        Melatih pengurus hotel bagi meningkatkan jualan

·        Memantapkan kekuatan laman web di antara industry

·        Ulangtahun syarikat

·        Perancangan perniagaan syarikat untuk tahun depan.

Tidak dinafikan menetapkan matlamat dan objektif adalah satu perkara sukar bila merancang mengadakan mesyuarat. Apabila menulis objektif pula, penganjur harus selalu menggunakan SMART (specific, measurable, attained, relevant, timeframe) supaya semuanya berjalan mengikut yang dirancang dan tidak lari dari matlamat. Sesebuah syarikat apabila mereka ingin menganjurkan mesyuarat, ada dua yang perlu difikirkan iaitu, bagi pihak peserta, tentunya objektif mereka adalah keseronokkan disamping menambah imu. Manakala bagi pihak syarikat sendiri, mereka tidak membayar untuk keseronokkan tanpa mendatangkan manfaat bagi syarikat. Maka, matlamat mereka ialah memberi motivasi dan latihan kepada pengurus jualan untuk meningkatkan keuntungan dan jualan syarikat denggan cara yang tidak lari dari objektif mereka.

Syarikat mesti memikirkan berkenaan bagaimana cara untuk menyampaikan pesanan kepada team jualan, kaedah untuk memotivasikan peserta, memperkenalkan mereka dengan teknik2 yang baru dan memasukkan mereka ke dalam matlamat syarikat. Elakkan daripada menulis objektif yang memberi perspektif yang salah kepada peserta dan ahli2 yang akan menghadiri mesyuarat.

Penilaian Masa

Penganjuran mesyuarat akan mengambil banyak waktu, terutama yang membabitkan wang dan usaha serta kerja keras penganjur. Tapi akan menjadi mudah bila penganjur tahu akan pesanan yang akan disampaikan efektif untuk team jualan, ekhibitor, penaja dan pelanggan yang berpotensi. Mereka mesti memotivasikan peserta untuk menghadiri mesyuarat atas alasan yang baik, dan berguna untuk pengetahuan mereka, bukan sahaja untuk syarikat tetapi juga untuk diri peserta itu sendiri di masa depan. Kerana itulah, penganjur mesti mendahulukan kepentingan peserta dengan menjadikan penyertaan mereka berbaloi dari segi wang dan masa.

Untuk itu, objektif mesti dicatitkan dengan jelas untuk menarik kehadiran peserta, dengan memberikan alasan2 yang cukup baik seperti pendidikan, jalinan kerja, informasi berkenaan pelancaran produk baru, pengikhtirafan, keperluan kerja dan masukkan juga pertunjukkan samada hiburan atau cara memperkenalkan produk oleh para penceramah.

Penganjur perlu merancang kepada keadaan yang tidak dijangka seperti:-

·        Bajet yang tidak cukup

·        Kekurangan pekerja

·         Politik pejabat

·        Perkembangan ekonomi dalam dan luar Negara jika membabitkan peserta dari Negara luar

·        Isu berbangkit

·        Bekerja dengan vendor

·        Tarikh akhir (deadline)

·        Isu berkenaan peserta

·        Keadaan semulajadi yang tidak diduga seperti banjir, taufan, kebakaran, rusuhan dan sebagainya.

Mengurus keadaan ini semua dan monitor setiap sudut adalah termasuk dalam proses perancangan mesyuarat. Penganjur perlu berinteraksi dan motivasi pengurusan senior agar memahami keadaan yang bakal berlaku dengan memastikan juga mereka dalam situasi yang terkawal secara professional dan mengelakkan konfrontasi dan kontroversi.

Pihak penaja yang terlibat juga mesti inginkan manfaat atas mesyuarat yang ditajanya. Mereka pasti inginkan pulangan dalam pelaburannya menaja sesuatu mesyuarat atau yang berkaitan dengan acara bertaraf nasional dan antarabangsa.

Walau apapun, nilai bagi mesyuarat itu akan kembali kepada pihak yang berkepentingan. Apabila mesyuarat itu Berjaya maka matlamat dan objektif telah tercapai dan ini dinamakan Pulangan Pelaburan (ROI). Setiap organisasi yang terlibat mesti membuat keuntungan dalam tempoh jangka masa yang panjang. Pihak syarikat yang mengalami masalah kewangan akan target untuk mengurangkan perbelanjaan syarikat dengan tidak menganjurkan mesyuarat, kerana mereka menganggap bahawa peserta tidak mengeluarkan wang mereka melainkan syarikat yang membayar, maka pendapatan tidak diperolehi. Ini biasanya membabitkan mesyuarat dalaman yang mana pihak syarikat mengeluarkan perbelanjaan. Jika ini berlaku,syarikat akan mengalami masalah kekurangan produktif dikalangan mereka.

Thinking bright. How sales persons learn new technique if no meeting held? Maka, tentunya kemahiran mereka terbatas. Mungkin dengan penganjuran mesyuarat akan menjadi pelaburan bagi pihak syarikat itu sendiri untuk mendapat pulangan dalam tempoh jangka masa panjang. Kembali kepada objektif iaitu untuk menambahkan jualan syarikat, meningkatkan produktiviti, mempertingkatkan kecekapan, memberi motivasi dan pendidikan kepada pekerja mereka sendiri.

Nilai mesyuarat itu juga diukur dari kejayaan penganjuran dengan membuat penilaian pengukuran kepuasan bagi para peserta. Maka, penganjur mesti melampirkan borang untuk peserta mengisinya dengan menilai apa yang mereka dapati dalam mesyuarat yang dihadiri. Tempat strategic boleh diletakkan di depan pintu masuk atau pusat pendaftaran dan memperingatkan para peserta supaya mengisinya setelah selesai mesyuarat. Antara yang boleh dicatitkan ialah bagaimana mereka menilai untuk:-

·        Nilai kualiti program

·        Penyampaian Penceramah

·        Pemahaman peserta

·        Kepuasan

·        Kemudahan

·        Makanan dan minuman (F&B)

·        Lokasi mesyuarat

Penganjur boleh juga menggunakan system maklum balas yang lebih berkesan dengan menggunakan teknologi terkini untuk para peserta bagi memudahkan dan menyediakan jawapan yang cepat. Penganjur juga mesti menyediakan dan menyimpan rekod sejarah kehadiran peserta bagi menilai kehadiran mereka selama mana mesyuarat itu dianjurkan terutama pada tahun2 yang lepas. Dari situ boleh dilihat akan perbezaan kehadiran dan jika terlihat perbezaan yang besar, maka pembaharuan mesti dilakukan. Penilaian ini juga penting bagi melihat perspektif dari sudut ekhibitor apa yang mereka boleh rasa dari penglibatan mereka dalam acara yang syarikat anjurkan iaitu hubungan jalinan kerja, kos khemah, material dari penganjur seperti penyediaan asas kerusi meja dan hiasan dan jadual timesheet. Satu perkara penganjur selalu terlepas pandang ialah melawat ruang khemah ekhibitor, sekurangnya bertanya akan keadaan mereka waktu itu dan apa yang mereka kurang, jika termasuk dalam rangka bajet syarikat maka kekurangan itu akan diatasi. Jika tidak, sekurangnya penganjur akan membantu menyelesaikan masalah mereka dengan mencari alternatif lain. Jangan biarkan exhibitor tidak dipedulikan. Mereka ini banyak menyertai event di merata tempat malah ada yang sampai seleuruh dunia maka pengalaman mereka berguna dan boleh meminta pendapat mereka sebagai perbandingan dengan event yang penganjurkan uruskan.

Sumber-sumber

Dalam pengurusan mesyuarat penganjur harus berurusan juga dengan pembekal2 samada perkhidmatan atau produk. Terdapat beratus2 syarikat pembekal di luar sana yang membuat penganjur terpaksa memilih yang terbaik dan sah di sisi undang2. Antara yang biasa terlibat ialah:-

a.      Persatuan – setiap disiplin industri mempunyai persatuan masing2. Mereka ini bernilai bagi penganjur mesyuarat atau event. Sebelum penganjur bertindak menyertai persatuan, mereka mesti menyedari apa tujuan mereka menyertainya melainkan untuk melahirkan jalinan kerja.

b.      Penerbitan perdagangan – ini selalunya berbentuk majalah atau brosur yang mengandungi artikle berkenaan mesyuarat, event, perancangan atau apa saja yang berkenaan dengan mesyuarat dan perniagaan. Contohnya; Business Travel News, Meeting and Conventions dan Successful Meeting.

c.      Biro Konvensen dan Pelawat (CVB) – biro ini sejenis pertubuhan bukan keuntungan yang menyediakan info berkenaan Bandar atau destinasi untuk dituju. Ahli2 pertubuhan ini akan disediakan dengan produk dan perkhidmatan hotel, membantu mencari produk atau perkhidmatan yang diperlukan di sekitar kawasan mesyuarat, dan beberapa servis yang disediakan lagi seperti pemeriksaan kawasan destinasi, panduan mesyuarat, kemudahan fasiliti yang spesifik, mencari pembekal, penyediaan lencana, pembantu pendaftaran,brosur untuk promosi, papan tanda ucapan selamat datang di lapangan terbang dan gambar promosi.

d.      Syarikat Pengurusan Destinasi (DMC) – pertubuhan ini pula lebih kurang skop kerja yang sama dengan CVB tetapi lebih ekslusif dan detail. Syarikat yang menganjurkan mesyuarat akan membayar untuk servis ini berbanding dengan CVB yang hanya percuma atau kadar murah. Syarikat ini berkepakaran dalam semua aspek.

e.      Pejabat Jualan Global dan Nasional (NSO/GSO) – ianya salah satu bahagian dari skop hotel, terutamanya hotel berangkai. Jika berdaftar dengan syarikat ini, mereka akan membantu penganjur menempah hotel cawangan mereka di seluruh destinasi yang diadakan mesyuarat itu.

f.       Blog – sejenis online jurnal yang membincangkan khusus tentang topik mesyuarat. Bersifat berinformatif dan agak menarik kerana pengetahuan berkenaannya tidak perlu membayar kecuali berada dihujung jari.

Perancangan Teknologi

Setiap perancang mesti mempunyai sekurangnya Word Processing Program, Spreadsheet Program dan Database bagi memudahkan kerja mereka dan lebih tersusun serta sentiasa dikemas-kini. Pengkalan Data atau database berfungsi untuk memproses info yang didapati melalui rekod, yang mengandungi rekod semua peserta. Pengkalan data hubungan, lebih advance fungsinya iaitu ia akan mengakses lebih kumpulan data yang berkaitan dengan rekod peserta. Ia boleh mengemaskini, menguruskan dan menggunakan data daripada pengkalan data yang lain.

Pakej Mesyuarat – boleh melanggan dengan pakej perisian individu iaitu berfungsi untuk kelancaran tugas yang spesifik. Ia juga berfungsi sebagai mengesan proses mendaftar kehadiran peserta, pilihan untuk pembayaran, mengesan kembali penyediaan makanan dan minuman pada anjuran yang lepas, set audio visual, detail berkenaan dengan ekhibitor dan vendor. Kelemahan pakej ini adalah mahal dan mengambil masa untuk dipelajari.

Pendaftaran

Tugas pendaftaran adalah tugas yang paling mencabar. Harus bersedia dengan kerenah peserta yang agak cerewet terutama sekali bagi yang membayar sendiri fee pendaftaran, kerana mereka akan bertanya apakah manfaat yang akan mereka dapat dari mesyuarat ini. Mereka akan ambil tahu beberapa perkara yang kadang2 sukar untuk penganjur tentukan kelogikannya, kerana pastinya mereka inginkan pelaburan mereka berbaloi dari segi wang dan masa. Maka, untuk proses ini, penganjur perlu menyediakan pakej pendaftaran yang bagus yang menawarkan proses pendaftaran yang up to date, report yang tepat, menawarkan perlindungan kata laluan dan boleh mendaftar 24 jam. Penganjur perlu lakukan kerja rumah sebelum memilih pakej yang bagus dan memudahkan peserta. Disamping itu, penganjur juga perlu memastikan keselesaan dan kepuasan peserta, dengan perlu memilih perisian yang bagus dan berkaitan dengan itu, antaranya:-

a.      Rajah Bilik – membantu mewujudkan pelan lantai yang tepat, susunan tempat duduk, mudah digunakan, susun atur pengubahsuaian yang cepat, arahan jelas tempat kakitangan, menjadikan tempat pendaftaran nampak kreatif dan mengemaskini rajah sebelum mesyuarat dengan cepat dan mudah.

b.      Perisian Tanda Nama – perkara ini sangat penting untuk pendaftaran. Perisian ini akan merekabentuk dan menformat dengan cepat, mencetak nama peserta yang baru dengan serta merta dan mereka akan menghargainya kerana nampak seperti professional berbanding yang ditulis dengan tangan. Perisian ini juga bertindak sebagai Cardscan, iaitu mereka kad perniagaan menggunakan special scanner dengan mengimport info dari pendaftaran.

Semakin maju dunia semakin berkembang juga kemajuan industri ini. Proses pendaftaran tidak perlu lagi menyediakan borang yang bertulis tangan dan terpaksa menaip dan memasukkan kembali ke pengkalan data, tetapi lebih mudah dengan program dalam talian, tidak perlu ditaip semula malah secara dimuat turun ke pengkalan data.

Mencari tempat atau lokasi untuk mengadakan mesyuarat juga tidak perlu bersusah payah mengumpul direktori dari pusat2 konvensyen dan brosur hotel, tetapi hanya melayari internet, berbagai2 tempat menarik boleh didapati penerangannya.

Cara mesyuarat dijalankan juga berbeza berbanding sebelum zaman internet, terutama membabitkan mesyuarat yang tidak melalui secara normal or no eye contact. Tiada lagi panggilan telepon yang belum tentu disahkan kesahihan orang yang mengadakan urusan sesama mereka. Zaman teknologi mengubah segalanya, mesyuarat kini boleh dijalankan secara dalam talian internet, wajah dapat dilihat dengan jelas dan seolah-olah benar2 berada dalam bilik mesyuarat.

Fokus Kepada Acara Penting

Ia selalunya dianjurkan untuk tujuan yang spesifik yang berbentuk pendidikan dan yang berkaitan dengan perniagaan. Jika mesyuarat yang diadakan maka ianya berbentuk yang serius dan berkaitan dengan kerja. Jika event pula, maka sifatnya lebih kepada sesuatu yang menyeronokkan, hubungan social, persembahan dan menarik. Bergantung kepada size event, ia akan mengambil masa untuk diuruskan, makin besar event itu makin memakan masa yang lama. Kesemuanya baik perancang mesyuarat dan event, semuanya boleh menganjurkan keduanya. Penganjuran juga membabitkan staf pentadbiran jika untuk event kecil dan membabitkan pengarah dan staf tambahan jika event yang dianjurkan lebih besar.

Dalam penganjuran event, untuk menarik minat ekhibitor atau peserta untuk menyertainya, harus mencipta satu identiti yang boleh dijadikan memori kepada mereka. Identiti yang berasaskan semulajadi akan menyakinkan ianya berpanjangan berterusan. Untuk tema yang dianjurkan boleh menggunakan artwork atau color yang menarik. Fikirkan tentang masa depan, bagaimana membentuk identiti yang menyediakan pengenalan yang konsisten dan cepat menimbulkan pesanan kepada peserta. Penganjur harus bertindak berbeza dengan syarikat lain untuk mewujudkan idea baru tapi keep it simple. Bagi mewujudkan festival yang fun, create something yang unik bagi menjadikan peserta merasai pengalaman yang berbeza di samping memotivasikan mereka sebaik mungkin.

Jika event atau mesyuarat itu tidak diadakan di tempat yang tersedia kemudahan fasiliti, maka pertimbangkan untuk menyediakan semuanya. Penganjur mesti berhubung dengan orang2 yang bertanggungjawab di kawasan tersebut dan mengikuti undang2 mereka samada ordinan Bandar dan sebagainya. Syarikat katering juga boleh menyediakan info atau mempunyai hubungan perniagaan dengan lain2 fasiliti seperti pembekal dan kontraktor.

Perlu diambil berat tentang pihak yang akan menaja keseluruhan event atau mesyuarat yang bakal dianjurkan, samada mereka menaja kesemuanya atau hal2 tertentu sahaja, mereka tetap pihak yang berkepentingan. Pihak penaja adalah skop bidang perniagaan yang besar. Mereka membelanjakan berbilion dollar setiap tahun untuk menaja mana2 syarikat yang berpotensi boleh mendatangkan manfaat kepada penganjur sendiri dan mereka. Kehadiran penaja yang sanggup berbelanja akan mendedahkan target khalayak dan tambahan kepada sumber untuk menghasilkan event yang berkaliber. Pihak penaja mesti difahamkan tentang matlamat dan objektif syarikat atas penganjuran event dan mesyuarat itu. Namun, penganjur tidak boleh mengambil kesempatan mendekati mereka semata hanya kerana mempunyai segala yang penganjur perlukan dan apa yang mereka ada, kerana ini akan menimbulkan kepentingan sebelah pihak. Penganjur harus menyediakan pakej untuk penajaan dengan memberi dan mengambil perjanjian untuk kedua pihak. Pastikan dan yakinkan pihak penaja dengan pulangan yang berbaloi dan pertukaran untuk manfaat, samada menyiarkan nama syarikat mereka pada tatapan awam atau menjalinkan hubungan interaksi antara penaja dengan peserta2.

Penganjuran berbentuk penjanaan dana, iaitu dianjurkan tujuan mengutip dana untuk kebajikan, organisasi atau individu2 yang memerlukan samada perseorangan atau berkumpulan, wang yang dikumpul akan didermakan kepada mereka2 yang memerlukan. Cara wang dikumpulkan itu didapati melalui auction atau dengan membayar tiket persembahan artis2 terkenal.

Agenda penting untuk mesyuarat sebagai plan induk. Jadualkan untuk event segala aktiviti2 dan apa sahaja yang berkaitan dengan event, dengan mencatitkan segala event info dalam beberapa keping kertas supaya senang dibawa ke mana2 sepanjang waktu menguruskan event tanpa perlu membawa fail2 yang membebankan. Penganjur juga kena bersedia untuk kontigensi plan dengan bersedia menangani sebarang kecemasan seperti bencana alam atau tindakan manusia seperti keganasan dan rusuhan. Jika penganjur mengadakan persembahan berbentuk hiburan, kebiasaanya selebriti ini akan meminta disediakan tempat untuk mereka berehat, menukar pakaian, mandi dan sebagainya, iaitu sebuah bilik peribadi yang dinamakan rumah hijau. Maka, penganjur harus menepati kehendak mereka ini semampu bajet yang boleh. Untuk mengendalikan event yang besar pasti menggunakan lebih ramai tenaga manusia yang tidak mampu disediakan oleh pihak syarikat dengan bajet yang ketat, maka khidmat sukarelawan amat diperlukan. Menjaga mereka seperti menyediakan makanan, rehat dan memberi aktiviti yang menyeronokkan mestilah diambil kira kerana mereka ini telah mengorbankan masa untuk membantu kelancaran majlis penganjur. Jadi, jika penganjur menjaga mereka dengan baik, maka mereka tidak ragu2 dan bersedia melakukan tanggungjawab dengan baik dan pasti akan bersedia lagi untuk event yang seterusnya.

Hotel dan Komunikasi

Apabila perkara yang membabitkan hotel, adalah penting bagi melakukan senarai apa yang patut dilakukan dengan mereka. Perkara pertama ialah menempah hotel untuk dijadikan ruang mesyuarat dan atau bagi penginapan kepada peserta sepanjang mesyuarat itu berlangsung. Proses ini dinamakan Inquiry Call. Pihak hotel akan bertanya soalan standard berkenaan mesyuarat atau event. Catitkan spesifikasi yang diperlukan dan hantar senarai tersebut kepada pihak hotel. Jika penganjur berkehendakkan kadar yang rendah pada musim puncak, kemungkinan besar penganjur tidak akan mendapat semua yang ditempah dan diperlukan. Hotel mempunyai pengiraan kadar target mereka berdasarkan bajet hotel, bekalan dan permintaan untuk sesuatu mesyuarat atau event. Mesyuarat akan dinilai daripada hasil bilik, makanan dan minuman dan jumlah ruang yang diminta. Mereka juga akan memeriksa sejarah dan nilai penganjur pada tahun2 sebelumnya atau dari mesyuarat yang pernah penganjur anjurkan di tempat mereka. Jika terdapat sebarang percanggahan, soalan yang kerap akan ditanya dan lebih pertanyaan berkenaan kehadiran peserta, contohnya, jika tahun sebelum itu, pihak syarikat menempah 90 buah bilik, namun pada mesyuarat kali ini, syarikat menempah 150 buah bilik, sesuatu yang sangat berbeza. Mereka akan bertanya soalan tentang peningkatan tempahan bilik kerana terdapat perbezaan yang sangat besar. Maka, pihak syarikat harus menyediakan alasan yang kuat dan mesti bersedia untuk membalas pertanyaan dan keraguan tersebut seperti pertambahan minat terhadap topik yang bakal dibincangkan atau syarikat mengalami keuntungan yang besar dan ingin menggalakkan pekerjanya menyertai bengkel2 tertentu.

Apa akan terjadi jika situasi No Show berlaku? No Show ialah orang yang telah membuat tempahan bilik tetapi tidak muncul. Situasi ini terbahagi kepada dua keadaan, iaitu:-

a.      Seseorang menempah bilik dan akan tiba pada 4 atau 6 petang atau dalam tempoh 72 jam, namun setelah tempoh tersebut, beliau tidak muncul, bilik akan dilepaskan untuk jualan kembali.

b.      Tempahan dengan jaminan akan membayar harga bilik, namun tidak muncul atas sebab2 kelewatan atau mengalami masalah dengan penerbangan dan kenderaan yang sesat, maka pihak hotel akan mencajkan harga bilik melalui kad kredit atau kad debit seseorang itu sebagai deposit.

  

Setelah mesyuarat selesai, pihak2 yang bertanggungjawab atas penganjuran itu tidak terhenti tugas mereka setakat itu sahaja. Kebiasaannya pihak fasiliti akan memeriksa samada mesyuarat yang dijalankan di tempat mereka berjalan secara progresif baik atau tidak. Baik pihak penganjur dan pihak fasiliti harus melakukan perhubungan komunikasi yang berterusan. Begitu juga ketika dan sebelum mesyuarat berlangsung, terutamanya membabitkan fasiliti hotel, jika syarikat penganjuran tidak memerlukan kesemua bilik yang ditempah dan hanya segelintir sahaja, serahkan kembali kepada pihak hotel supaya mereka dapat melakukan jualan kembali terhadap bilik tersebut dan tidak akan mencaj penganjur atas kelebihan bilik itu. Namun, adalah tidak munasabah jika memberitahu pihak hotel beberapa jam sebelum mesyuarat berlangsung dan satu tindakan yang tidak betul kerana mereka waktu itu telah dalam proses penyediaan. Sebaiknya uruskan hal berkenaan bilik yang berlebihan ini dua atau tiga hari sebelum mesyuarat event berlangsung. Ini juga berkaitan dengan reputasi syarikat andai mereka masih akan mengadakan mesyuarat di tempat yang sama, maka pasti jika tidak dilakukan dengan cermat, akan meninggalkan tanggapan yang tidak enak. Big point di sini ialah, kedua pihak harus berkerjasama dengan baik.

Sambungan :

http://mindabeku.blogspot.my/2015/09/pengurusan-mesyuarat-yang-berjaya-part-2.html?m=1